一人親方の領収書の書き方は? 必須の6項目や注意点、保管方法も解説

一人親方労災保険

更新日 / 2022.9.02

一人親方になると、領収書も自分で作成し、相手先へ渡したり管理したりする必要が出てきます。

普段から見慣れている領収書も、いざ実際に自分で書こうとすると、「どんな項目を書けばいいのか? 」「収入印紙っていくらから必要なの? 」など、分からないことや迷ってしまうことも多いものです。

この記事では領収書の正しい書き方や注意すべきポイント、保管の際に気を付けておく項目などを具体的にまとめましたので、参考にしてみてください。

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一人親方が領収書に必ず書くべき6項目

一人親方が領収書に必ず書くべき6項目

領収書は「金銭の授受が確実に行われたことを証明する書類」であり、不正な改ざんなどを防ぐため、必ず記載すべき項目や書き方のルールが設けられています。領収書への記載が必要な6つの項目と、その正しい書き方について説明します。

①書類名

領収書は、一見して領収書だと誰にでも分かるように、上部左側もしくは中央付近に「領収書」と記載します。

②宛名

領収書は相手と金銭の取引を行った証拠となる書類なので、宛名の記載は必須となります。また税務調査などの際に第三者がその内容を客観的に判断できるように、書き方にも注意が必要です。

まず、領収書の改ざんや不正を防ぐために、宛名は必ず「金銭を受け取った側」が記載しなければなりません。そして領収書を渡す相手の名称についても、「(株)」や「上様」などの省略表記を用いずに、正式なものを記載するようにしましょう

③金額

金額の記載には以下のルールがあります。

  • 金額を示す数字の先頭には「¥」を、末尾には「-」か「※」を付ける
  • 金額の数字3桁ごとに「,」を打つ

以上のルールに従うことで、金額の改ざんを防ぐことができます。金額そのものについても、記載に間違いがないか確認するようにしましょう。

④但し書き

但し書きは、どのようなサービスや商品に対して金銭の授受が行われたのかを示すものです。第三者がチェックしても分かるように、内容は具体的に記載するようにしましょう。

ただし、内容を表現するのが難しい場合や、項目が多く書ききれない場合には、納品書などを添付することで対応が可能です

⑤発行日

領収書の発行日は「領収書を書いた日付」ではなく、必ず「実際に金銭の受け渡しが行われた日付」を記載するようにしましょう

⑥受領人

受領人の欄には、受領人の住所および名称を書きます。手書きで記載する代わりに判子を用いても構いません。

一人親方の領収書ですべきこと4つ

続いて、ここでは収入印紙の貼り付けや記載した領収書の保管など、領収書の手続きで行うべき項目を4つ説明します。

①消費税額は税抜金額と分けて書く

複数のサービスや商品における金額を1枚の領収書にまとめて書く場合もあるでしょう。その際には、記載される金額の内訳について、代金の税抜金額と消費税額とを分けて記載します。

内訳の欄がない場合には、金額の下に「(内、消費税 ¥〇,〇〇〇ー)」と記載しましょう。

なお、食料品など軽減税率の対象となる商品が含まれる場合には、税率ごとに分けて記載する必要があるので注意してください

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②収入印紙が必要な場合は貼る

5万円以上の金銭を取引する場合、その事実を証明する文書である領収書には収入印紙を添付する必要があります。

5万円以上のときには印紙が必要である

領収書に記載する金額が5万円以上の場合には印紙税の課税対象になります。そのため、作成した領収書に収入印紙を貼り付ける必要があります

例えば、5万円から100万円までの場合には200円の印紙が必要となり、それ以上の金額については、記載する金額が増えるにしたがって、添付する印紙の金額も大きくなっていきます。

扱う金額に応じてどの種類の印紙が必要か、詳しくは国税庁のホームページに記載がありますので、確認しておきましょう。

5万円未満でも印紙が必要な場合はある

ここで注意すべきなのが、印紙が必要になる「5万円」が税抜の金額であるという点です。

たとえ税抜金額が5万円未満であっても、金額の記載の仕方によっては印紙税の課税対象となり、印紙を貼らなければならなくなる場合が出てきます

  • 領収書に税込価格のみが記載されている場合
  • 内訳欄などに消費税の詳細な金額が書かれておらず、(税込)などの表記しかない場合

以上の場合には、5万円未満でも印紙が必要になってしまうため、注意してください。

5万円以上でも印紙が不要な場合はある

反対に、5万円以上の金額の取引でも、印紙を貼る必要がない場合があります。前述の通り、5万円という金額は税抜でのものになるため、税込で5万円以上でも、税抜き金額が5万円未満であり、消費税との内訳が記載されていれば、印紙は不要です

また、以下の場合にも、印紙は不要となります。

  • クレジットカードでの取引(ただし領収書に「クレジットカードでの支払」の旨を明記しなければ課税対象)
  • FAXやメールといった電子データでの取引

細かいルールですが、覚えておきましょう。

③領収書の控えを保管しておく

領収書は取引の事実を確認する重要な証拠文書であり、確定申告の際など、金銭の取引があった事実を確認する際に必要となります。

領収書の原本は金銭を支払った側が受け取るものですので、発行した側は、金銭の受け取りの証拠や取引の記録を残しておくために、必ず控えを作成し、保管しておきましょう

なお、領収書の控えは原本と同内容のものが原則なので、複写式を使うと便利です。同じ領収書を2枚作成して1枚ずつ持つ場合には、割印をする必要があります。

④領収書と控えに連番をつける

発行した領収書と控えには連番をつけるようにしましょう。連番をつけておくことで、番号の抜けがないか調べるのが容易になり、紛失や過払い、不正などの防止につながります。

複写式の領収書を使う場合には、購入したらすぐに連番を書いておくことで、発行時に毎回番号を確認する手間が省け、書き漏れを防ぐことができます。

 

一人親方の領収書の注意点5つ

ここからは、領収書の作成や発行にあたって、特に注意が必要な項目を5つご紹介します。

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①領収書とレシートは同時に発行しない

レシートには宛名の記載がありませんが、発行日、金額、明細、発行元の4点の記載があれば、領収書の代用として利用が可能です。そのため、レシートと領収書を同時に発行することは、経費の二重請求に繋がるため避けましょう

同時に発行したレシートと領収書が不正に使用された場合、発行した側も有印私文書偽造にあたるとされる場合があります。取引の際には、領収書かレシートか、どちらか一方を相手に渡すようにしましょう。

②書き方を間違えた場合は再発行する

領収書の書き方を間違えた場合など、内容に不備があった場合には、日付や但し書きなどの小さな間違いであったとしても、訂正印や修正テープを使用せずに再発行を行います。

そのときに、既に一度交付した領収書があれば、必ず相手から返却してもらうようにしましょう

複写式の領収書を使う場合には、不備のあった領収書の原本に大きく×をつけるなど、書き損じだとはっきり分かるようにした上で、捨てずに保管しておきます。

③再発行を頼まれた場合は「再発行」と記す

領収書を紛失したなどの理由で、取引先などから再発行を依頼されることがあります。その際には、相手方に領収書を不正に利用されるリスクがあるので、必ず「その領収書が再発行したものだと分かる」措置をとる必要があります。

再発行を行う場合、領収書の中に「再発行」という記載を必ず入れましょう。また、日付には「再発行を行った日」の日付を書きます。こうすることで元の領収書と再発行したものとを区別でき、不正な使用を防止できます。

④宛名は「上様」では発行しない

領収書の宛名に「上様」と記入する慣習がありますが、「上様」と宛名書きのある領収書では、当事者以外の第三者がチェックを行ったときに、金銭取引の事実関係を具体的に判読できず、税務調査の際に領収書として無効と判断されてしまうリスクが生じます

たとえ普段から馴染みのある取引相手だとしても、当事者同士でのみ通じる形ではなく、領収書の宛名には必ず相手先の正式な名称を、省略せずに記載するようにしてください。

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⑤領収書に印鑑がなくても有効である

一般的に、領収書の受領人欄には印鑑が押してあるというイメージがあるかも知れませんが、必ず印鑑を押印しなければならない、という決まりはありません。

前述した「書類名、宛名、金額、但し書き、発行日、受領人」の6つの項目が記載されていれば、領収書は法的に有効です。

印鑑は領収書の偽造防止のために効果的ではありますが、必ず個人の印鑑や屋号印を押印しなければならない訳ではなく、手書きや印刷でも記載があれば大丈夫です

一人親方の領収書の作成方法

一人親方の領収書の作成方法

ここまで、領収書に記載すべき必須項目や、書き方、印紙の貼り付けや保管など、作成や取り扱いにおける注意点を説明してきました。

ここからは、実際にどのようにして領収書を作成するか、4つの方法をご紹介していきます。

領収書のテンプレートを使用する

まずは、領収書のテンプレートを使って作成する方法です。インターネット上で検索すれば、用途に合わせて様々な種類のテンプレートにアクセスでき、無料でダウンロードできるものも多くあります。

領収書を使う場面や使い方に応じて適したテンプレートを確認しておくといいでしょう。

また、使用する前にはテンプレート自体に不備がないかよく確認するようにしましょう

Excel・Wordで作成する

前述した「記載が必須の6つの項目」が網羅されていれば、ExcelやWordを用いて領収書を自作することもひとつの方法です。

作成の手間やコストはかかりますが、数値と計算式を入力すれば自動で計算を行うようにも設定できるため、その都度計算をする必要がなくなるメリットがあります

ただし、PC上にデータを保存するので、データの管理には十分注意する必要があります。

会計ソフトから作成する

会計ソフトを用いて領収書を作成する方法もあります。導入に際してのコストがかかるというデメリットはありますが、業務の効率化を図ることができ、また人為的なミスも減らすことができます

保管についても紙ではなく電子データでの管理になるので、スペースを省略できたり、劣化を防げたりする、というメリットもあります。

市販の領収書へ手書きで作成する

市販されている領収書を購入し、手書きで作成する方法は、導入するコストも少額で済み、現場ですぐに発行できる、手書きのため改ざんのリスクが少ない、というメリットがあります

ただし、前述のように書き損じなどの不備が起きやすい、保管にスペースを必要とするというデメリットや注意点があることも覚えておきましょう。

一人親方の領収書の正しい保管方法

発行・受領した領収書やその控えは確定申告の際に必要となり、また一定期間保管する義務が生じます。最後に、領収書の正しい保管方法について説明します。

紙の場合は7年間保存する

青色申告の場合、領収書は「現金余韻取引等関係書類」とみなされ、帳簿と併せて7年間保管しておく必要があります。また保管期間中に税務署から提出を求められた場合には速やかに応じなければなりません。

白色申告の場合には5年間の保管で良いとされていますが、消費税の課税事業者となっている場合には7年間の保管が必要などの例外もありますので、謝って破棄しないように「紙の領収書は7年間保存する」と覚えておくといいでしょう。

データ化するなら電子帳簿保存法の適用を受ける

領収書のデータ化を検討する場合には、電子帳簿保存法の適用を受ける必要があります

国税関係帳簿や書類の電子データ保存やスキャナ保存を導入する場合、従来は税務署長への事前承認申請が必要だった電子帳簿保存法ですが、事業者の負担を軽減する目的で2022年の1月に改正施行され、事前承認が廃止されました。

その他にもタイムスタンプ要件や検索要件の緩和、適性事務処理要件の廃止等、緩和事項を事前に確認しておくといいでしょう。

適用の申請書類は国税庁ホームページに記載されていますので、ダウンロードして申請を行います。

クレジット決済は明細書を保存する

様々なお店や取引先から発行された領収書を、その都度仕分けして管理しておくのが手間だという場合には、事業用のクレジットカードを作っておくことも一つの方法でしょう。

クレジット決済を行った際に発行される利用明細は、必要な項目がすべて記載されているので、領収書の代用として利用が可能です

また、利用明細を見れば月ごとの支出を一目で把握できるのも便利です。

事業での出費に限定した管理ができることがメリットです。カード会社から発行される明細書は、必ず保存して管理するようにしましょう。

一人親方の領収書は正しい書き方で発行しよう

領収書は経費や税金に大きく関係する書類であり、取引先との信頼関係を維持していくためにも、正しい書き方や管理の手続きを行うことは非常に重要です。

また、領収書の書き方や取り扱いをしっかり把握しておくことで、税金を節約できたり業務効率を高めたりなど、様々なメリットがあります

今回説明した必須項目や注意点などを参考にしながら、自分で領収書を作成する際にも迷わずスムーズに進められるようにしておきましょう。


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監修者からメッセージ

一人親方労災保険組合 理事 古口仁

一人親方労災保険組合顧問覺正 寛治かくしょう かんじ

一人親方に安心安全を提供したい

静岡大学法経学科を修業後、1977年4月に労働省(現厚生労働省)入省。2002年に同省大臣官房地方課課長補佐(人事担当)、2004年に同省労働金庫業務室長を歴任し、2007年に同省鹿児島労働局長。退官後、公益財団法人国際人材育成機構の常務理事、中央労働金庫の審議役を経て、2017年4月に現職。

厚生労働省では「地下鉄サリン事件」「阪神淡路大震災」「単身赴任者の通勤災害」の労災認定や「過労死認定基準」の策定などを担当し、労災保険制度に明るい。一人親方労災保険組合顧問としては、一人親方が安心安全に働けるよう、これまで培った労災関係業務や安全衛生業務の経験を生かして労災保険特別加入制度の普及や災害防止活動に取り組んでいる。

一人親方労災保険組合の労災保険特別加入手続き対象地域

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